Privacybeleid T.v.Slag '87:

De onderstaande tekst is slechts een CONCEPT dat nog de goedkeuring van het bestuur behoeft!

 

Onderstaand reglement heeft betrekking op tennisvereniging Slag ’87 gevestigd te Steggerda (hierna te noemen T.v.Slag ’87).

In dit reglement worden de volgende definities gehanteerd:

Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
 persoon;

Verwerking van persoonsgegevens

Eke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot
persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm
van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen,
alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

Bijzonder persoonsgegeven

Een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn godsdienst,
levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of zijn gezondheid;

Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft al dan niet
vertegenwoordigd door diens wettelijk vertegenwoordiger.

Wettelijk vertegenwoordiger

Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, wordt
de betrokkene vertegenwoordigd door zijn wettelijk vertegenwoordiger.
Meestal zal dit een ouder zijn maar het kan hier ook gaan om een voogd;

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke stelt vast welke persoonsgegevens er verwerkt worden
én wat het doel is van die verwerking..

Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens
verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

Derde

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig
persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de
bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;

T.v.Slag ‘87  hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door T.v.Slag ‘87  dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
T.v.Slag ‘87  houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming  stelt.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe T.v.Slag ‘87  persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.
T.v.Slag ‘87 gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Zij houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding
T.v. Slag ’87 zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie
T.v.Slag ‘87 verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. T.v.Slag ‘87 streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van T.v.Slag ‘87 goed uit te kunnen oefenen en/of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid
T.v.Slag ‘87 gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt T.v.Slag ‘87 voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
 
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt T.v.Slag ‘87 afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. T.v.Slag ‘87 controleert deze afspraken.
Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van het betrokken lid zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen
T.v.Slag ‘87 honoreert alle rechten van betrokkenen.
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die T.v.Slag ‘87  verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers, websitebezoekers of andere geïnteresseerden.
Indien je lid wordt van T.v.Slag ‘87, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan T.v.Slag ‘87 verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om deze persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.
Wij adviseren je dan ook om het privacybeleid door te lezen en eventueel te bewaren voor je eigen administratie.

1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en tevens de functionaris gegevensbescherming is:
Bob de Koe, secretaris/ ledenadministrateur, Hagedoornstraat 45, 8397 GS De Blesse, telefoonnummer 0561 441006,e-mailadres bdk2003@home.nl


2. Welke gegevens verwerkt T.v.Slag ‘87 en voor welk doel?
2.1.In het kader van jouw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
b) adresgegevens en eventueel postadres
            c) telefoonnummer,  e-mailadres,  bankrekeningnummer
            d) beeldmateriaal (foto’s en/of video’s)
2.2. Registratie van aanvullende lidgegevens

T.v.Slag ‘87 kan aanvullende lidgegevens definiëren en registreren. Dit kan handig zijn als er meer gegevens dan de onder 2.1 genoemde basisgegevens gewenst zijn om vast te leggen. Denk hierbij aan het invullen van een beroep van een ouder/verzorger bij een jeugdlid om zo inzichtelijk te krijgen welke ouders benaderbaar zijn voor klussen aan b.v. het clubgebouw. Aanvullende lidgegevens worden zes maanden na uitschrijven van een lid automatisch verwijderd.
2.3 Registratie van bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Binnen T.v.Slag ‘87 mogen volgens de wet alléén gegevens omtrent de gezondheid van een lid worden verzameld om op die manier een goede verzorging en behandeling te kunnen waarborgen. Alle andere gegevens zijn uitdrukkelijk niet toegestaan te registreren tenzij hiervoor een duidelijke aanleiding is én het lid expliciete toestemming heeft gegeven.
Sommige gegevens zijn extra gevoelig. Denk hierbij aan bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid of godsdienst. Deze gegevens vormen een extra risico voor de privacy van de leden aangezien aan de hand van deze gegevens ongewenste koppelingen gemaakt kunnen worden.
2.3.1 Voorbeelden bijzondere gegevens
Onder bijzondere gegevens vallen:
 Godsdienst of levensovertuiging
 Ras
 Politieke gezindheid
 Seksualiteit
 Lidmaatschap van een vakvereniging
 Burger Service Nummer (BSN, voorheen Sofinummer)
2.3.2 Medische gegevens
Voor activiteiten als tenniskampen, competities etc. kan het noodzakelijk zijn dat een deelnemer medische gegevens verstrekt aan de organisatoren . Deze medische gegevens mogen niet langer geregistreerd worden dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Onder de noemer van medische gegevens mogen de onder 2.3.1 genoemde gegevens ook niet worden geregistreerd.
2.3.3 Geheimhouding
Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.
2.3.4 Vervaltermijn
Bijzondere gegevens mogen alleen voor een vooraf bepaalde en kenbaar gemaakte periode worden geregistreerd en moeten na deze periode worden verwijderd. Bijvoorbeeld een gezondheidsformulier voor een tenniskamp dat na het kamp vernietigd dient te worden.

2.4      T.v.Slag ‘87 verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a)        je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor   contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden bij de K.N.L.T.B., voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
b)        je naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van T.v.Slag ‘87;
c)        je naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen.
2.3      Je naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk een jaar na afloop van de lidmaatschapsovereenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met
T.v.Slag ’87 en je te informeren over de ontwikkelingen van T.v.Slag ‘87
2.4.
E-mail berichtgeving (opt-out):
T.v.Slag ’87 gebruikt je naam en e-mailadres om je e-mails te sturen met informatie over  activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van T.v.Slag ’87.  Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk.
2.5. Beeldmateriaal wordt gebruikt voor publicatie op de website en/of sociale media voor zover die beelden rechtstreeks betrekking hebben op activiteiten ontplooid binnen T.v.Slag ’87.

3. Bewaartermijnen
T.v.Slag ’87 verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschapen tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend  worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
4.1    Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft T.v.Slag ‘87] passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
4.2    Voor de verwerking van de persoonsgegevens kan T.v.Slag ’87 gebruik maken van diensten van derden, zogenaamde bewerkers. Met de bewerkers sluiten wij een bewerkersovereenkomst.

5. Inzagerecht, verwijdering ,vragen en klachten
5.1    Via de ledenadministratie van T.v.Slag ’87 kun je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. T.v.Slag ’87 zal je verzoek in behandeling nemen en je binnen een maand na ontvangst hierover informeren
5.2    Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
5.3    Indien je klachten hebt over de wijze waarop T.v.Slag ’87 je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.(zie sub.1)
5.4    Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie.

6. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren je dan ook om regelmatig het privacybeleid te bekijken.