PRIVCACYBELEID VAN “Tennisvereniging SLAG ‘87”

Onderstaand reglement heeft betrekking op Tennisvereniging Slag ’87 gevestigd te Steggerda,
 KvK nr. 40002808 (hierna te noemen T.v.Slag ‘87).
 


In dit reglement worden de volgende definities gehanteerd:
 
Persoonsgegevens

 

 

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

Verwerking van persoonsgegevens

Eke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot
persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm
van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

Bijzonder persoonsgegeven

Een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn godsdienst,
levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of zijn gezondheid;

Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft al dan niet vertegenwoordigd door diens wettelijk vertegenwoordiger.

Wettelijk vertegenwoordiger

Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, wordt de betrokkene vertegenwoordigd door zijn wettelijk vertegenwoordiger.
Meestal zal dit een ouder zijn maar het kan hier ook gaan om een voogd;

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke stelt vast welke persoonsgegevens er verwerkt worden én wat het doel is van die verwerking.

Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

Derde

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;

 T.v.Slag ‘87hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties.
Persoonlijke gegevens worden door T.v.Slag ‘87dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
T.v.Slag ‘87 houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt.
In dit privacybeleid staat beschreven hoe T.v.Slag ‘87persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven.
Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.
T.v.Slag ‘87gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen.
Wij adviseren je dan ook om het privacybeleid door te lezen en eventueel te bewaren voor je eigen administratie.
T.v.Slag ‘87houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding
T.v.Slag ‘87 zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie
T.v.Slag ‘87verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. T.v.Slag ‘87streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van T.v.Slag ‘87goed uit te kunnen oefenen en/of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid
T.v.Slag ‘87gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt T.v.Slag ‘87voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt T.v.Slag ‘87afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. T.v.Slag ‘87controleert deze afspraken.

Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van het betrokken lid zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen
T.v.Slag ‘87honoreert alle rechten van betrokkenen.

Wanneer is dit privacybeleid van toepassing:
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die T.v.Slag ‘87verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers, websitebezoekers of andere geïnteresseerden.
Indien je lid wordt van T.V. Slag ‘87, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan T.v.Slag ‘87verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om deze persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

Wie is er verantwoordelijk voor jouw gegevens:
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is het bestuur van T.v.Slag ‘87
Binnen het bestuur is de functionaris gegevensbescherming gekoppeld aan de functie van ledenadministrateur.
Op onze website: www.tvslag87.nl staan de contactgegevens van de bestuursleden.

Geheimhouding
Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

Welke persoonsgegevens verwerkt T.v.Slag ‘87?
1. Registratie persoonsgegevens

In het kader van jouw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens
verwerkt, gekenmerkt als basisgegevens:
a) voor- en achternaam, geslacht,
b) adresgegevens en eventueel postadres,
c) telefoonnummer, e-mailadres,
d) geboortedatum,
e) bankrekeningnummer.

2. Registratie van aanvullende lid gegevens:
T.v.Slag ‘87kan aanvullende lidgegevens definiëren en registreren.
Dit kan handig zijn als er meer gegevens dan de onder punt 1 genoemd basisgegevens gewenst zijn om vast te leggen.
Denk hierbij aan:
a) het invullen van een beroep van een ouder/verzorger bij een jeugdlid om zo inzichtelijk te krijgen welke ouders benaderbaar zijn voor klussen aan bijv. het clubgebouw en af andere activiteiten binnen T.v.Slag ‘87,
b) pasfoto voor aanmelding lidmaatschap KNLTB,
c) nationaliteit, voorkeurstaal,
d) beeldmateriaal (foto’s en of video’s van leden) genomen bij activiteiten, tenzij leden hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen hebben ingediend.

3. Registratie van bijzondere gegevens

Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Binnen T.v.Slag ‘87mogen volgens de wet alléén gegevens omtrent de gezondheid van een lid worden verzameld om op die manier een goede verzorging en behandeling te kunnen waarborgen.
Alle andere gegevens zijn uitdrukkelijk niet toegestaan te registreren tenzij hiervoor een duidelijke aanleiding is én het lid expliciete toestemming heeft gegeven. Sommige gegevens zijn extra gevoelig.
Denk hierbij aan bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid of godsdienst.
Deze gegevens vormen een extra risico voor de privacy van de leden aangezien aan de hand van deze gegevens ongewenste koppelingen gemaakt kunnen worden.
3.1 Onder registratie bijzondere gegevens vallen artikel 9 lid 1 van de AVG):
      Voor de volledigheid, zie artikel 9 lid 1 van AVG, w.o.:
- Godsdienst of levensovertuiging, - Ras,
- Politieke gezindheid, - Seksualiteit,
- Burger Service Nummer (BSN, voorheen Sofinummer)

3.2 Medische gegevens
Voor activiteiten als tenniskampen, competities etc. kan het noodzakelijk zijn dat een deelnemer medische gegevens verstrekt aan de organisatoren .
Deze medische gegevens mogen niet langer geregistreerd worden dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
Onder de noemer van medische gegevens mogen de onder punt 3.1 genoemde gegevens ook niet worden geregistreerd.
Waarvoor gebruikt T.V. Slag 87 de gegevens?
T.v.Slag ‘87verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
 De persoonsgegevens onder 1(a t.m. e) 2.b worden gebruikt voor verwerking in de ledenadministratie, alsmede de aanmelding KNLTB
 Je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor:
- contact over het lidmaatschap en of trainingsactiviteiten,
- de eventuele opzegging daarvan,
- het juist kunnen verwerken van de beëindiging van het lidmaatschap,
- het aan- en afmelden bij de KNLTB.,
- voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie,
- het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
- bankbetalingen, om het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen,
- het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van T.v.Slag ‘87, waaronder ook de vrijwilligersactiviteiten.

Je naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk een jaar na afloop van de lidmaatschapsovereenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met
T.v.Slag ‘87.
Tenzij je hier schriftelijk bezwaar tegen hebt gemaakt, wordt beeldmateriaal alleen gebruikt voor publicatie op de website en/of sociale media voor zover die beelden rechtstreeks betrekking hebben op clubactiviteiten binnen T.v.Slag ‘87.
Indien je alleen maar spelend lid wil zijn en verder geen algemene info e-mail berichten meer wil ontvangen, kun je dit kenbaar maken aan de ledenadministratie.

Hoe lang bewaart T.V. Slag 87 de gegevens?
De reguliere persoonsgegevens welke aan de contributiegegevens zijn gekoppeld, worden 7 jaar na het afsluiten van het kalenderjaar samen met de financiële administratie vernietigd.
Aanvullende lidgegevens worden zes maanden na uitschrijven c.q. het beëindigen van het lidmaatschap van een lid verwijderd en/of vernietigd.
Bijzondere gegevens mogen alleen voor een vooraf bepaalde en kenbaar gemaakte periode worden geregistreerd en moeten na deze periode worden verwijderd. Bijvoorbeeld een gezondheidsformulier voor een tenniskamp dat na het kamp vernietigd dient te worden.
Welke beveiligingsmaatregelen zijn er genomen?
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft T.v.Slag ‘87 zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen.
De persoonsgegevens nodig voor het (doorlopende) lidmaatschap worden enkel en alleen in de ledenadministratie verwerkt.
Voor overige activiteiten wordt door de ledenadministratie alleen de persoonsgegevens zoals onder punt 1 (a,b,en c) verstrekt aan de betreffende organisatie teneinde de directe communicatie met de leden te kunnen voeren.
Denk hierbij o.a. aan vrijwilligerswerk, kantinerooster, baanonderhoud, tuinonderhoud, schoonmaakdienst, de organisatie van clubtenniswedstrijden, toss-avonden, info e-mail, uitnodigingen ledenvergadering etc.
De persoonsgegevens voor opgave voor trainingen en lessen worden per activiteit door de leden zelf gedaan middels een inschrijfformulier welke wordt ingediend bij de technische commissie.
Van nieuwe leden worden de gegevens voor verwerking doorgegeven aan de ledenadministratie
De technische commissie vernietigt binnen 6 maanden na afloop van de laatste training en of les de daarvoor ontvangen gegevens.
Voor de verwerking van de persoonsgegevens kan T.v.Slag ‘87 gebruik maken van diensten van derden, zogenaamde bewerkers. Met de bewerkers sluiten wij een bewerkersovereenkomst.

Inzagerecht, verwijdering ,vragen en klachten
Via de ledenadministratie van T.v.Slag ‘87 kun je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen.
T.v.Slag ‘87 zal je verzoek in behandeling nemen en je binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
Indien je klachten hebt over de wijze waarop T.v.Slag ‘87 je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan het bestuur van onze vereniging.

Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren je dan ook om regelmatig het privacybeleid te bekijken.

Contactgegevens:
Tennisvereniging Slag ’87
www.tvslag’87.nl